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Smart Working : vantaggi, come chiederlo e opportunità

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Vantaggi dello Smart Working 

Se dovessimo trovare un sinonimo che possa rendere giustizia al significato dell’espressione Smart Working probabilmente flessibilità di tempi e modi sarebbe quello giusto. Le ricerche degli ultimi anni, che hanno riguardato il mondo del lavoro, hanno posto l’attenzione sui notevoli vantaggi da lavoro agile.

L’equilibrio perfetto tra la vita personale e quella lavorativa è l’obiettivo di molte persone, se non di tutte, e per l’ottenimento dello stesso bisogna partire dalla rimodulazione del concetto stesso di lavoro. Secondo le impostazioni classiche di lavoro, l’esercizio di qualsiasi realtà professionale si snoda dentro uno spazio e un tempo stabilito. Va rilevato però che questo assunto vale per tutti quei casi in cui non è possibile deferire ad altri luoghi la realizzazione del prodotto o servizio. Al contrario, ove sussistano i requisiti di flessibilità, lavorare in luoghi diversi da quelli imposti e ad orari congeniali ai propri impegni di vita privata diviene non soltanto utile, ma anche necessario.

La possibilità di poter scegliere il luogo in cui lavorare (ad esempio si può scegliere anche un Coworking) e la scansione del tempo in cui essere pienamente operativi, infatti, diviene fondamentale in termini di maggiore produttività ed efficienza. Uno studio condotto dalla Bentley University ha mostrato che il 77% del campione intervistato si ritiene più produttivo se gli viene concesso il lavoro agile.

Lo stesso Parlamento Europeo afferma che lo Smart Working sia essenziale per lo sviluppo e la promozione del benessere psicofisico di ogni lavoratore. Nella Risoluzione del 13 Settembre 2016, alla voce Principio Generale n. 48, in particolare, il legislatore europeo ha espressamente sostenuto l’importanza dell’equilibrio tra il lavoro e la vita privata per un adeguato sviluppo della persona e della società nel suo complesso. Le normative italiane che hanno recepito le indicazioni d’oltralpe, come la L. 81/2017, abilitano questo principio e aprono la strada a una serie di vantaggi sia per i dipendenti che per i datori di lavoro. Esaminiamoli in dettaglio.

I vantaggi dello Smart Working: ecco perché sceglierlo

Tra i vari ambienti lavorativi, quelli che incentrano la propria attività sulla tecnologia informatica sono considerati i principali eletti della richiesta di lavoro agile, ma non sono gli unici. Affinché si possa accedere a questa nuova modulazione dell’esercizio delle proprie mansioni, è necessario che non vi siano vincoli legati alla ordinaria postazione lavorativa.

In altre parole, il dipendente che può adempiere ai suoi doveri in sedi e orari diversi da quelli formalmente desunti nel suo contratto di assunzione può valutare lo Smart Working e ottenerne i relativi benefici. La cultura organizzativa dello spazio di lavoro, in realtà, riguarda anche i datori di lavoro i quali godrebbero, al pari dei propri sottoposti, di una serie di aspetti positivi. Vediamo quali sono.

Consigli per lavorare da casa: un ufficio in casa funzionale

Lo spazio di lavoro nella propria casa è bene che sia allestito per garantire una serie di vantaggi e ridurre i problemi di concentrazione, posturali e comodità. Ad esempio si possono adottare soluzione come quelle indicate:

I vantaggi del lavoro agile per i lavoratori

Tra i principali effetti della modifica del rapporto di lavoro in direzione di Smart Working c’è un cambiamento culturale aziendale preordinato alle nuove modalità di realizzazione delle mansioni. In altre parole, si tratta di un approccio completamente nuovo e innovativo che determina una maggiore responsabilità personale e un aumentato livello di fiducia in tutte le relazioni aziendali.

I vantaggi del dipendente che predilige il lavoro agile sono così sintetizzabili:

  1. Aumenta il suo livello di responsabilità in relazione ai compiti che gli vengono assegnati. Questo primo aspetto riguarda il fatto che il lavoratore, che decide di lavorare in luogo diverso da quello aziendale, diviene consapevole del fatto che quanto accade durante l’espletamento della sua attività è confinato alle sue sole responsabilità individuali. Il soggetto si confronta soltanto con le proprie capacità organizzative, determinando la scansione del proprio tempo in maniera del tutto autonoma.
  2. Crea un rapporto di lavoro, con i propri colleghi e superiori, fondato sulla reciproca fiducia. In questo caso, il lavoratore sa che lavorare da casa o in luogo diverso dalla sede aziendale significa trasferire altrove strumenti e documentazione necessari all’esercizio delle proprie funzioni. La responsività e il dialogo, derivanti dalle nuove modulazioni lavorative, incrementano gli scambi relazionali rendendoli più frequenti e attenti alle problematiche esposte.
  3. Ottiene maggiore flessibilità. Lo Smart Working consente al lavoratore di non essere più rigidamente sottoposto ai controlli in entrata e in uscita, legati al badge. Al contrario diviene il principale organizzatore di tempi e spazi, purché garantisca la sicurezza dei dati con i quali è a contatto.
  4. Lavora in un ambiente innovativo e dinamico. Non avendo vincoli di sede, le riunioni di lavoro o le collaborazioni necessarie all’espletamento di determinate operazioni possono avvenire in modalità dinamica e innovativa. Ci si può incontrare al parco come a casa, purché si risolva la questione legata all’eventuale intoppo. Il coordinamento delle nuove modalità di interazione spinge i colleghi di lavoro a diventare più collaborativi e trasparenti.
  5. Migliora l’equilibrio lavoro – vita privata. Un dipendente che può gestire il proprio lavoro in maniera autonoma, purché sia in grado di portare a termine il risultato, è un dipendente appagato e con un maggiorato equilibrio lavoro – vita privata. La possibilità di scansionare il proprio impiego tra pause realmente ristorative e sessioni di lavoro stimola un benessere psicofisico che comporta un miglioramento in termini di performance.
  6. Ottiene lo stesso compenso economico. Oltre a percepire lo stesso stipendio, al lavoratore vengono garantite e le stesse tutele giuridiche derivanti dalle modalità di esercizio lavorativo classico.
  7. Aumenta la sua produttività. Le persone che sono lasciate libere di gestire il proprio lavoro sono quelle che si mettono in gioco più tenacemente di quanto non lo facciano coloro che hanno le mani legate da burocrazia e vincoli autorizzativi. Questo risultato è legato alla convinzione psicologica di doversi rendere più produttivi, per aver ottenuto la libertà di operare nel modo che si ritiene più opportuno.

Vi sono diversi studi in grado di testimoniare ognuno di tali risvolti.

Le aziende e lo Smart Working: i vantaggi del nuovo paradigma culturale

Analizzate le fondamenta di positività, confinate alla posizione di lavoratore, esaminiamo adesso i vantaggi che le aziende conseguono incentivando il lavoro agile. La determinazione di questo nuovo modo d’intendere il paradigma lavorativo si fonda su 3 pilastri fondamentali:

  • il comportamento e la cultura lavorativa aziendale,
  • la tecnologia supportata,
  • gli spazi fisici e il layout della sede di servizio.

Per ogni azienda che si rispetti, e che è dedita alle moderne gestioni del mondo lavorativo, lo Smart Working rappresenta un importante spunto di crescita: un primo passo necessario affinché possa realizzarsi un’organizzazione futuristica e avanguardista.

Quanto all’aspetto del comportamento e della cultura aziendale, cd. Behaviours, è necessario che ogni datore di lavoro implementi un modello di leadership flessibile, dove la completa gestione in autonomia del dipendente sostituisca il controllo spesso nefasto su metodi, orari, attività. In concreto, l’azienda è chiamata ad incentivare la flessibilità dei propri dipendenti, in favore della maggiore autonomia, trasparenza e responsabilità che ne conseguono.

Sul fronte tecnologico, cd. Bytes, il datore di lavoro deve attivare modalità di collaborazione che garantiscano a tutti gli interlocutori una condivisione piena degli strumenti necessari all’esercizio delle proprie funzioni. Condividere, avere mobilità ed essere flessibili, comporta una notevole riduzione di tempo e costi per la realizzazione del prodotto o servizio.

Lo spazio di cd. Bricks, è l’elemento che cura il layout della sede aziendale. Vi sono molte aziende orientali, ad esempio, che prevedono all’interno di ogni ufficio una camera da letto e una doccia privata, per fornire ai propri dipendenti lo stesso comfort ottenibile in casa propria. Sono modelli futuristici e lodevoli che si fondano sull’idea che la realizzazione di un ambiente di lavoro gradevole e comodo possa incentivare i dipendenti a fare di più. Se lo spazio lavorativo è a misura propria, dunque, non si può che ottenere la realizzazione massima di questo principio. Quello che sta intorno al lavoratore dev’essere un ambiente funzionale alle proprie esigenze di produttività.

I vantaggi aziendali da Lavoro Agile

Tra le menzioni degne di nota che è possibile annoverare in favore dei vantaggi derivanti dalla scelta dello Smart Working, si possono inserire molte voci. Analizziamole più da vicino.

  • Riduzione delle spese. Tra i vantaggi che un’azienda ambisce nella riorganizzazione del proprio lavoro la riduzione dei costi è sicuramente la voce principale. In effetti, quel che spesso un datore di lavoro non considera è che riorganizzare gli spazi diventa direttamente conseguenziale agli incrementi di redditività. Immaginando l’attivazione delle politiche di desk sharing, l’azienda può preconfigurare facilmente l’abolizione di molti uffici. La sola presenza di sale comuni, da adottare durante le necessarie attività collaborative, ridurrebbe di molto il numero degli ambienti destinati ad un singolo lavoratore. Di contro, nelle sedi con un maggior numero di dipendenti, verrebbe a mancare l’idea stessa di comfort dietro alle silent room o ad altre aree destinate ad una comodità che il lavoratore otterrebbe serenamente a casa propria.
  • Ottimizzazione del processo lavorativo. La scelta di incentivare il lavoro agile è direttamente proporzionale al miglioramento di tempi, anomalie e standard lavorativi. In questo senso è importante definire quanto sia utile implementare l’uso di tecnologie collaborative che possano integrare in maniera sincrona tutte le attività connesse all’esercizio svolto. Il datore di lavoro avrebbe un controllo immediato sui dati e gli incroci di comunicazione semplicemente utilizzando una connessione a internet e un pc.
  • Aumento della brand awareness. Sono poche le aziende che considerano l’importanza di questo aspetto, eppure i vantaggi da esso derivanti sono davvero incredibili. I datori di lavoro che sposano le politiche di Smart Working sono quelli che si distinguono sul mercato per l’intelligenza e l’efficienza dei processi attuativi interni. La considerazione che il deferimento del lavoro presso altro luogo, e con modalità più versatili, sia il principale responsabile di un aumento in termini di efficienza e produttività è sotto gli occhi di tutti: sia aspiranti dipendenti che aziende partners interessate. I migliori talenti prediligono le aziende che favoriscono il lavoro agile e molte aziende appetibili sul mercato cercano collaboratori con datori di lavoro avanguardisti.

Le dirette conseguenze dei tre pilastri suesposti comportano un aumento della produttività aziendale. In altre parole, se il team è più produttivo l’azienda tutta sarà più produttiva. La sperimentazione di nuove idee, del resto, comporta sempre la possibilità di ottenere risultati nuovi e inaspettati che possono solo confermare quanto sia importante l’idea di credere nella risorsa principale di ogni organizzazione economica: le persone.

Video: i consigli per uno Smart Working efficace

Come chiedere lo Smart Working a norma di legge

Sono tante le ragioni che potrebbero spingere un dipendente a chiedere lo Smart Working. Si tratta, tecnicamente, della possibilità di svolgere l’intera attività lavorativa, o parte di essa, da casa, o in luogo diverso dalla sede abituale. Maggiore flessibilità degli orari, ottimizzazione di tempi e costi, più concentrazione ed efficienza: le motivazioni sottese a questa scelta possono essere molte.

Se siete interessati a capire come richiedere lo Smart Working, in questa guida troverete tutte le indicazioni utili, compreso un fac simile dell’accordo lavorativo integrativo.

Il lavoro Agile: chi lo può richiedere

Accedere allo Smart Working significa poter modificare lo svolgimento di un’attività lavorativa che non è strettamente legata al luogo in cui la si effettua. Pertanto, tutte le mansioni lavorative che richiedono la necessaria presenza fisica del dipendente nel luogo di lavoro non possono accedere a tale opzione.

Coloro che, invece, possono valutare la possibilità di lavorare senza vincoli di luogo e orario sono tutti quei dipendenti che eseguono compiti o servizi in via principalmente telematica, dove una connessione a internet e un dispositivo connesso sono le uniche cose richieste all’espletamento delle proprie funzioni. La richiesta di lavoro agile, dunque, può essere effettuata da dipendenti pubblici, privati e liberi professionisti, purché in conformità di quanto stabilito dalla legge.

Cosa dicono le leggi in proposito: come si richiede lo Smart Working?

La legge che disciplina le forme di lavoro agile è la n. 81/2017. Alla luce di quanto stabilito nella normativa, trattandosi della modifica di un aspetto essenziale del lavoro, consistente nel cambiamento delle modalità di esercizio della propria mansione lavorativa, una richiesta in tal senso non può che prevedere una modifica della esecuzione del rapporto di lavoro indicato nel contratto. All’interno di quest’ultimo vengono disciplinati chiaramente tutti gli aspetti correlati all’attività lavorativa svolta.

Pertanto, ogni modifica rilevante che riguardi il documento di assunzione dev’essere parimenti sottoscritta, al pari delle sue determinazioni iniziali. In altre parole, posto che non si tratti di un’eccezione a brevissimo termine, affinché il dipendente possa ottenere la licenza ad operare in luoghi e orari diversi da quelli stabiliti, deve accordarsi col suo datore di lavoro per modificare di comune accordo quanto sancito nel contratto di assunzione.

La modifica dei dati contrattuali risiede nella necessità di salvaguardare tutti gli aspetti correlati al cambiamento, come ad esempio le dovute coperture INAIL in caso di infortunio sul lavoro. La determinazione dell’esatto luogo di lavoro e la scansione precisa degli orari, infatti, permette agli smart workers di ottenere, infatti, le medesime tutele assicurative.

L’ottenimento delle nuove condizioni contrattuali a titolo di lavoro agile è subordinato all’ufficializzazione di una richiesta ufficiale di Smart Working che il datore di lavoro deve espressamente accettare. Un modello standard da compilare, in realtà, esiste soltanto nel caso in cui vi sia un accordo sindacale ad hoc che disciplina l’opzione di Smart Working, indicandone requisiti e modalità di adesione. Al contrario, tutte le altre ipotesi vengono sottoposte all’applicazione della disciplina giuridica generale in materia, dove la richiesta può essere liberamente redatta, purché contenga le specifiche indicazioni che adesso vi forniremo.

Le motivazioni della richiesta di lavoro agile

L’aspetto più importante dell’avanzamento della richiesta risiede nella motivazione del dipendente, soprattutto alla luce delle recenti modifiche in tal senso introdotte dalla nuova legge di Bilancio 2019. La norma derivante dal comma 486 della Legge 145/2018 modificante la Legge 81/2017 con l’aggiunta dell’articolo 18 comma 3-bis il quale esorta i datori di lavoro a dare priorità, tra le richieste di lavoro agile pervenute, a quei lavoratori che posseggono figli con le condizioni di disabilità contemplate nell’articolo 3, comma 3 della L. 104/1992 e a quelle lavoratrici che si trovano nei tre anni successivi alla conclusione del periodo di congedo per maternità ex. Art. 16 del Decreto Legislativo n. 151/2001 par. 4 Lett. A.

Secondo le nuove disposizioni, le donne in maternità possono usufruire di 5 mesi di congedo post parto. Alla luce di questo dato, dunque, le donne lavoratrici possono far valere la precedenza, derivante dalla richiesta di smart working, per un periodo complessivo di 3 anni e 5 mesi. I genitori di figli disabili, invece, possono far valere la loro priorità senza limiti temporali, in considerazione della stabilità della malattia.

Consigli per lavorare da casa: il pc portatile giusto

Avere un pc in grado di soddisfare la maggior parte delle funzionalità da ufficio, ma nella propria casa, è bene che rispetti alcune caratteristiche. Ad esempio questi sono i migliori pc portatili da Smart Working: oltre 2 Ghz di CPU, almeno 8 GB di RAM DDR e Hard Disk di tipo SSD

Lavoro agile: ecco la documentazione necessaria e il contenuto della richiesta

Secondo il Jobs Act Autonomi della L. 81/2017 il lavoro Smart può essere svolto anche in modalità combinata, attraverso un’alternanza tra la sede aziendale e gli altri luoghi. Quel che conta è definire in maniera corretta i parametri della richiesta. Va precisato, anzitutto, che la modifica delle condizioni contrattuali di lavoro avviene attraverso l’integrazione dell’accordo di lavoro agile, intervenuto a seguito dell’accettazione ufficiale da parte del datore di lavoro. In altre parole, lo smart worker dovrà distinguere:

  • il contratto di lavoro originario, che resta invariato;
  • la richiesta di smart working, che intende presentare;
  • l’accordo integrativo sottoscritto, necessario al cambiamento delle modalità lavorative;
  • la comunicazione telematica al Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, in ottemperanza agli obblighi di legge, che il datore di lavoro è tenuto ad inviare.

La richiesta di lavoro agile deve contenere anzitutto le motivazioni per le quali il lavoratori intende accedere al cambiamento del luogo di lavoro. Questa sezione dev’essere curata in ogni sua parte citando le precise indicazioni normative di riferimento. Vi forniamo un esempio qui di seguito.

Fac-simile richiesta di Smart Working

Al Direttore Generale
Ceo
Ufficio del personale
(inserite qui l’intestazione)

Domanda di partecipazione alla formula Smart Working

Io sottoscritto/a xxxxx nato/a a xxxx il xxxxx titolare del numero di matricola xxxxxx in servizio presso codesta azienda dal xxxxxxxx nel ruolo di xxxxxxxxxxx con inquadramento a tempo determinato/indeterminato CHIEDO di poter aderire alla formula lavorativa Smart Working per la durata che si ritiene necessaria. A tal fine DICHIARO

– di aver letto e accettato le disposizioni della Circolare n. 113 del 26 Luglio 2019

– di essere in possesso dei requisiti indicati nel Paragrafo 4 della Circolare n. 113 del 26 Luglio 2019

– di essere in possesso dei requisiti ex art. 16 del Decreto Legislativo 151/2001 e successive mod. Paragrafo 4 Lettera A (indicare questa opzione se rientrate in questa ipotesi)

– di possedere le condizioni indicate nella Legge 104 del 1992 Paragrafo 4 Lettera A – B – C – D – E – F – G – H (se ricorrono le condizioni, scegliere i riferimenti normativi più adatti al vostro caso)

DICHIARO INOLTRE

– di attenermi alle istruzioni impartitemi dal datore di lavoro per lo svolgimento del lavoro agile

– di impegnarmi a svolgere i miei compiti nel pieno rispetto dei principi di idoneità, sicurezza e riservatezza, assolvendo alle mie mansioni in luoghi che posseggono i requisiti indicati nell’Informativa Generale sulla Gestione della Salute e della Sicurezza degli smart workers

– di poter svolgere da remoto tutte le attività/parte delle attività correlate alla mia posizione lavorativa di seguito descritte xxxxxxxxxxxxx (indicate le mansioni specifiche che eseguirete in smart working se avete indicato parte delle attività)

– di utilizzare gli strumenti e le documentazioni di lavoro nella piena conformità della loro destinazione d’uso, secondo le istruzioni impartitemi

– di usufruire della seguente strumentazione personale: pc, connessione di rete fissa e mobile, linea telefonica

Consapevole della decadenza del beneficio concesso e delle responsabilità penali derivanti da dichiarazioni non veritiere e falsità degli atti, ai sensi del Decreto Presidenziale n. 445/2000 e successive mod. alla voce degli artt. 46, 47, 71, 75 e 76, autorizzo l’Amministrazione al trattamento dei miei dati personali ex D. Lgs n.196/2003 come modificato dal D. Lgs 101/2018 e ex Regolamento UE 2016/679 per l’adempimento di tutte le operazioni necessarie all’espletamento dello Smart Working.

Luogo e data
Firma del dipendente

L’accordo di Smart Working: contenuto e invio al Ministero del Lavoro

A seguito della presentazione della vostra richiesta, il datore di lavoro valuterà se accettarla o meno. Ad accettazione avvenuta, il passo successivo sarà quello di sottoscrivere ambo le parti l’accordo di Smart Working, redatto in forma scritta e disciplinante i cambiamenti in esso contemplati.

Il contenuto di tale documento dev’essere il seguente:

  • durata, se a tempo determinato o indeterminato;
  • modalità di recesso, con preavviso di almeno 30 giorni in caso di durata indeterminata o per giustificato motivo, ai lavoratori disabili vengono concessi 90 giorni di preavviso;
  • indicazione della nuova modalità di esecuzione del rapporto di lavoro con indicazione degli strumenti tecnologici utilizzati, dei luoghi e degli orari;
  • le modalità di controllo della prestazione lavorativa ex articolo 4 Statuto dei lavoratori;
  • le normative applicabili;
  • l’elenco e le modalità di svolgimento delle mansioni svolte;
  • le nuove modalità di comunicazione delle istruzioni operative;
  • il garantito rispetto della riservatezza e privacy dei dati;

Una volta redatto il documento, l’ultima operazione da effettuare consiste nell’invio al Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali dello stesso, attraverso il login con le credenziali SPID previamente ottenute. Questa ufficialità consente di rendere operativi i cambiamenti e attivare le nuove disposizioni in piena conformità alle leggi di riferimento.
Le stesse operazioni vanno compiute in caso di ritorno alle condizioni classiche di lavoro.